Риски внедрения системы бюджетного управления

Риск №7: Неготовность ИТ-инфраструктуры к внедрению автоматизированной системы

Еще одним узким местом проекта внедрения является неготовность ИТ-инфраструктуры. Эта проблема может привести к затягиванию сроков на этапе опытной эксплуатации. Для выполнения расчетов по бюджетной модели требуются мощные серверные станции, а при построении распределенной системы – каналы связи с высокой пропускной способностью. Требования к технике определяются масштабами компании, сложностью бюджетной модели и приобретенным программным обеспечением. В зависимости от выбранных приоритетов - цена или качество - можно создавать систему под существующую инфраструктуру или развивать инфраструктуру в соответствии с требованиями бюджетной модели и программного обеспечения. В первом случае нужно быть готовым отказаться от тех или иных удобств и оперативности работы. Во втором – планировать создание необходимых для построения системы программно-аппаратных средств и каналов связи.

Требования к техническим средствам необходимо определить на этапе выбора программного обеспечения и немедленно приступать к реализации мер по подготовке ИТ?инфраструктуры. Эта работа должна быть завершена к моменту развертывания системы на серверах компании и рабочих местах пользователей.

Риск №8: Низкая вовлеченность сотрудников компании в проект

Вовлечение пользователей корпоративной системы бюджетного управления в проект на поздних этапах внедрения приводит к серьезным рискам, связанным с сопротивлением изменениям и неудовлетворенностью сотрудников. Основной угрозой в этом случае является саботаж.

Минимизировать этот риск можно следующими способами:

постоянно информировать сотрудников компании о состоянии проекта, важности его для организации и поддержке со стороны руководства;
создать систему мотивации сотрудников, занятых проекте и в самом процессе бюджетного управления;
привлечь будущих пользователей к тестированию автоматизированной системы.

Эти мероприятия позволят, во-первых, найти больше сторонников проекта и самой системы бюджетного управления, а во-вторых, учесть требования многих заинтересованных лиц и избежать серьезных доработок на этапе опытной эксплуатации.

Своевременное проведение мероприятий по предотвращению основных рисков внедрения позволит не только успешно завершить проект в срок и в рамках бюджета, но и значительно повысить качество создаваемой системы бюджетного управления.

В данном обзоре мы рассмотрели только некоторые риски таких проектов. Расширенный перечень рисков приведен в таблице «Список рисков проекта внедрения системы бюджетного управления».

Представленные здесь подходы к управлению рисками являются частью методологии управления проектами внедрения бюджетного управления Corporative Budgeting System, разработанной консалтинговой компанией ITeam.

Одно из правил ITeam по управлению проектами гласит: «Отслеживать и контролировать риски необходимо не только в начале проекта, но и на всем его протяжении. Эта задача должна решаться руководителем ежедневно».

Список рисков проекта внедрения системы бюджетного управления

*Вид риска*	*Определение риска*
Ресурсные риски
Организационные риски	Понимает ли заказчик свою ответственность за проведение изменений в компании? Поддерживает ли высшее руководство компании проект внедрения? Поставлены ли в компании заказчика процессы управления проектами и существует ли «проектная» культура? Сформирована ли организационная структура управления проектом? Обеспечена ли мотивация участников проекта? Создана ли инфраструктура управления проектом? Организовано ли продвижение проекта внутри компании? Имеет ли исполнитель достаточный опыт внедрения системы бюджетирования? Поставлены ли в компании исполнителя процессы управления проектами и существует ли проектная культура? Сможет ли исполнитель реализовать разработанную бюджетную модель на технологической платформе? Согласуются ли между собой подходы внедрению системы бюджетирования, применяемые различными исполнителями, участвующими в проекте? Сможет ли заказчик самостоятельно эксплуатировать систему после внедрения?
Финансовые риски	Достаточен ли бюджет для выполнения проекта? Существует ли жесткое ограничение бюджета проекта? Возможны ли задержки финансирования работ по проекту?
Риски человеческих ресурсов	Достаточно ли выделено человеческих ресурсов со стороны заказчика для выполнения проекта? Достаточно ли выделено человеческих ресурсов со стороны исполнителя? Достаточен ли уровень квалификации сотрудников заказчика, участвующих в проекте? Достаточен ли уровень квалификации сотрудников исполнителя, участвующих в проекте? Возможно ли выбытие ключевых персон со стороны заказчика в ходе проекта? Возможно ли выбытие ключевых персон со стороны исполнителя в ходе проекта? Возможны ли конфликты между заинтересованными сторонами в ходе проекта? Могут ли возникнуть внутренние конфликты в команде проекта? Доступны ли эксперты компании для общения с командой проекта? Обеспечена ли вовлеченность сотрудников компании в проект?
Риски времени	Имеются ли жесткие ограничения по срокам завершения проекта?
Риски бизнеса	Получит ли выгоды компания от внедрения системы бюджетного управления? Возможны ли негативные последствия для бизнеса в связи с реализацией проекта?
Технические риски
Риски предметной области	Имеется ли общее видение модели бюджетирования среди топ-менеджеров компании? Правильно ли выбрана методология бюджетирования? Достаточно ли устойчивы требования заказчика?
Технологические риски	Достаточны ли возможности программного обеспечения для реализации бюджетной модели? Может ли система масштабироваться на вновь создающиеся подразделения? Возможно ли возникновение не известных ранее проблем? Корректно ли реализована бюджетная модель на программной платформе? Обеспечены ли условия настройки интерфейсов взаимодействия с другими системами?
Риски внешнего окружения	Имеется ли нормативная база для планирования, разнесения расходов, калькуляции себестоимости? Уделяется ли внимание смежным процессам бюджетного управления? Готова ли ИТ-инфраструктура компании к внедрению автоматизированной системы? Связаны ли результаты данного проекта с другими проектами компании?

Страницы: 1 2 3 4

Сcылки по теме:

«Экспресс-Бюджетирование» - система автоматизации бюджетирования и финансового планирования на предприятии.