Перейти на главную страницу Карта сайта Написать нам письмо Поиск по сайту Версия документа для печати
29 апреля 2017 г.
         
ГЛАВНАЯПРОДУКТЫРЕШЕНИЯОБУЧЕНИЕЗАГРУЗИТЬПОДДЕРЖКАПРАЙС-ЛИСТО КОМПАНИИКОНТАКТЫ
+7 (812) 347-79-77
Отдел продаж
+7 (812) 309-73-86
Тех. поддержка
пн-пт 09.30 до 18.30
Онлайн консультант
Вызов консультанта

Что такое электронный архив?

Несмотря на то, что мы уже больше 15 лет живем в XXI веке, все же многое у нас делается по старинке. И архив документов организации чаще всего воспринимается как упорядоченная подборка бумаг, связанных с деятельностью компании.

Но сегодня все чаще возникают разговоры про электронный архив. Попробуем разобраться в том, что это такое и в чем его преимущества.

Электронный архив

Электронный архив — это специальные программы, предназначенные для хранения документов в электронном виде, организации этого хранения, работе с ними и возможности поиска нужных бумаг по различным факторам.

Любое создание архива организации — это, прежде всего, потребность компании в порядке и защите информации. Все это с успехом может обеспечить вам электронный архив.

Преимущества

  1. Подлинники документов выводятся из обращения и просто хранятся в обычном архиве, это позволяет быть на 100% уверенным в их сохранности и защите.
  2. Экономия времени: компьютер выполняет задачи быстрее человека, особенно когда речь идет о мгновенном анализе баз данных, поиске и выдачи нужной бумаги.
  3. Экономия трудозатрат: проводить поиск файла намного проще в компьютере, чем в реальном архиве.
  4. Простая и удобная защита информации: на каждый раздел устанавливается особый режим доступа, поэтому если человек не обладает соответствующими правами, то и попасть туда он не сможет.
  5. Наличие электронной копии бумаг, которые могут пригодиться в случае утраты.

Как сэкономить при создании электронного архива?

Программное обеспечение — достаточно дорогой продукт. Поэтому у любого руководителя возникает вопрос, можно ли как-то сэкономить? Совет прост: обращайтесь к профессионалам, у которых уже есть ПО и которые просто адаптируют его под ваши нужды.

К примеру, крупная петербургская компания «Первый Городской Архив» уже много лет занимается созданием классических архивов. Но сейчас она предлагает своим клиентам и электронные версии.

Работы поводятся совместно с разработчиком Atlas Soft. Компания ПГА уже обладает успешно действующим программным обеспечением, а вам нужно будет только купить лицензию на него для своей организации. Это снижает ваши затраты в десятки раз. При этом для вас создается особая программа, которая в большей степени отвечает вашим запросам.

При подготовке архива ПГА предлагает сканирование самых разных документов до формата 1800х1250 мм (2А0+). Если у вас в документах есть схемы, чертежи и другая конструкторская документация, она тоже может быть обработана.

Для давно работающих компаний особенно важно то, что сканированию поддаются даже очень ветхие бумаги, которые при регулярном использовании могут просто рассыпаться. При необходимости все копии могут быть распечатаны со скана документа, без лишних операций с оригиналом.

Электронный архив не заменяет классический, но делает работу компании более эффективной, быстрой и качественной, так как на те же самые операции требуется намного меньше времени и сил.

"… обладает рядом преимуществ перед аналогичными программами. Во-первых, возможностью ведения большого количества потенциальных и реальных клиентов. Во-вторых, возможностью ведения <…> документов непосредственно в базе данных."
"Очень довольны нашей совместной работой. Сотрудники ООО «АСУ XXI век» всегда творчески подходят к решению поставленных задач и проявляют искренний интерес и заботу."

13 февраля 2017г.
0.0106 (0.0014)
//