Правила делового письма

23 июля 2018 г.

Деловая переписка – инструмент бизнес коммуникации. От того, как она ведется, как составляется каждое отдельное письмо, зависит успех предпринимательства. Важно понимать, что в бизнес среде действуют свои правила. Это касается и переписки между компаниями, их партнерами, клиентами и т.д. Все виды деловых писем должны составляться в соответствии с их особенностями, иметь определенную структуру, чтобы поставленная цель была достигнута на все 100 процентов.

Перечень основных правил бизнес письма

1. Использование приветствия, персонального обращение к тому, кому пишется письмо.

Исключение – отправка быстрых писем «вопрос-ответ» - максимально кратких по своему содержанию. Персональное обращение поможет установить более тесную связь с адресатом.

2. Соответствие темы письма тому, что содержится в нем.

Не стоит торопиться при указании темы. Именно ее первой увидит адресат. И она должна помочь достигнуть той или иной цели, к примеру, заинтересовать, если в тексте содержится предложение;

3. Отправка ответа в течение нескольких часов, но не позднее суток.

Недостойное для бизнесмена, заинтересованного в своей репутации, поведение, когда ответы на получаемые письма отправляются им с опозданием. При отсутствии возможности своевременного ответа следует устанавливать (если это электронная переписка) функцию «Автоответ». Если содержание сообщения требует больше времени для оценки, то в любом случае необходимо сообщить адресату о получении письма.

4. В конце обязательно должен быть блок полной контактной информации.

Когда в письме отсутствует полная контактная информация, это наталкивает на мысль или о неаккуратности, или ненадежности компании, если с ней приходится сталкиваться в первый раз. Солидная компания всегда имеет несколько контактов для связи.

5. При отправке деловых электронных писем следует сохранять историю сообщений.

В первую очередь, это удобно. Причем удобно не только для отправителя, но и для получателя письма. Это правило обеспечивает и юридические аспекты переписки.

Как должен выглядеть текст?

К тексту деловых сообщений также применимы определенные правила. О них следует помнить, чтобы знать, как составить коммерческое предложение, написать отказ или отправить просьбу, обеспечив нужный результат.

Текст должен быть:

• Составлен грамотно – не содержать ошибок орфографии, пунктуации;
• Без грубых слов, словосочетаний, способных натолкнуть на мысль о неуважительном отношении;
• Понятным и содержать только информацию по теме;
• Подготовлен на основе полных и достоверных данных.

Кроме того, стоит помнить о логической структуре. Деловое письмо должно иметь начало и завершенный конец. Логическая структура позволяет понять, что такой же порядок присутствует и в голове человека, который отправил письмо.