Бюджет автоматом

А. Федосеев

Система бюджетного управления, бюджетирование... («Ну, это все совершенно понятно», - скажет читатель). Эти термины кажутся интуитивно понятными настолько, что мы легко миримся с их полной непонятностью. Чем, к примеру, бюджетная организация отличается от предприятия с бюджетным управлением?

Наша цель сегодня - популярно рассказать о бюджетном управлении и пользе его применения. Параллельно с этим придется дать основные понятия бюджетного управления и рассказать о вопросах, связанных с их автоматизацией.

Да, именно с автоматизацией.

Скажем рискованную вещь: бюджетное управление имеет смысл тогда, когда оно в значительной степени автоматизировано.

Почему — станет ясно дальше.

В сущности, все не так уж сложно.

Процесс управления любым объектом можно представить следующим циклом:

Если, скажем, мы управляем кораблем, то Целеполагание - это принятие решения доплыть, например, из ливерпульской гавани в Бразилию; Планирование — это решение о том, что для пополнения запаса горючего нам необходимо зайти в промежуточный порт, например, на Кубу; Исполнение — это, собственно, плавание; Контроль — это необходимость прочитать название порта (Сантьяго-де-Куба...) и убедиться, что попали именно на Кубу, а не в Чили (где Сантьяго тоже имеется); Анализ — соотнесение желаемого местонахождения с действительным; Формирование управленческого воздействия — оргвыводы (приказ заменить проштрафившегося штурмана или предложение заменить компас); Корректировка — изменение планов или целей в зависимости от величины промаха... и так далее.

Циклы есть везде: жизненный цикл продукта, циклы развития экономики, циклы обработки сельскохозяйственных земель, лунные циклы и т.п. Сила цикла — в его повторении, воспроизводстве. Наверное, самое гениальное изобретение человечества — колесо — тоже имеет циклический вид и такую же суть.

Оставим пока в стороне вопрос о том, что именно в настоящее время у вас автоматизировано. Важно, что автоматизированная система управления в общем случае должна автоматизировать именно этот цикл, так как именно оп является определением термина «управление». Вопрос в том, какие фазы управленческого цикла легче поддаются автоматизации?

Достаточно очевидно, что не целеполагание и не корректировка, которые пока являются прерогативой человека, поскольку на этих этапах разрабатывается/корректируется миссия, стратегия предприятия, его глобальные планы (имеющие, в основном, качественную оценку) или производится изменение плана - процесс, тоже не подлежащий алгоритмизации. Помочь в этом человеку может только другой человек... точнее, консультант. Хорошо, если фир-ма-внедренец имеет отдел консалтинга и при необходимости будет готова выделить опытных консультантов по этим вопросам. Формирование управленческого воздействия — процесс волевой в не меньшей степени, чем интеллектуальный. Компьютер тут ничем не поможет.

На всех же остальных стадиях автоматизация весьма и весьма уместна. В любом случае сбои на любой стадии управления приводят к тому, что объект становится плохо-или вовсе неуправляемым.

Итак, вывод: при автоматизации системы управления предприятием автоматизировать нужно фазы планирования, контроля (учета) и анализа. Все три.

А теперь оцените, присутствуют ли в используемой вами управленческой программе все эти функции?

Чаще всего в компаниях автоматизирована фаза учета — бухгалтерского и оперативного. Но... они принадлежат фазе контроля, и реализованы в ней эти задачи частично.

Допустим, вы знаете месячный объем продаж. Ну и что? Его не с чем сравнивать, следовательно, непонятно, как регулировать этот объем. А если бы у предприятия существовал план по объему продаж, то каждый день менеджер получал бы информацию: укладывается он в план или нет, и в результате чего возникло отклонение. Согласны, что в этом случае менеджер, действительно, владеет информацией и является именно менеджером, а не бухгалтером или секретарем?

Другие службы в зависимости от выполнения плана продаж управляли бы своей деятельностью: закупкой, транспортировкой, прямыми расходами. А это еще один эффект - управленческий цикл полностью дает возможность работать компании как единому целому, устанавливая единые для всей компании ценности, цели и правила игры. Очевидно, что это облегчает взаимодействие между службами и повышает эффективность работы самой компании.

С вопросом управления (на пальцах) понятно. Пора вернуться к вопросу, чем, собственно, надо управлять? Задача любого предприятия, как бы это ни вуалировалось в отдельных случаях, - бизнес. Бизнес - это деньги. Деньги - это бюджет.