Бюджет автоматом.

Перед тем, как нажать Enter.

После короткого лирического отступления переходим к рассмотрению вопросов автоматизации первой из четырех фаз управления бизнесом. Но вначале — нужно договориться о терминах и понять, как программа бюджетирования будет соответствовать вашим целям, то есть настроить программу так, чтобы цели бюджетирования соответствовали целям развития компании.

Как уместиться в прокрустово ложе?

Продолжая наш первый пример, после того, как мы определили цель плавания, следует подобрать подходящий тип корабля, команду, экипировку. Это не очень интересный процесс по своему содержанию, который надо выполнить однократно перед плаванием. Однако неверно подобранный тип корабля, неукомплектованная команда или плохая экипировка сделают свое дело: в лучшем случае мы будем не плыть, а мучиться, а в худшем — потонем.

Как выбрать корабль, команду и экипировку? Сначала надо определить цель плавания, и представить примерный маршрут, иначе говоря, траекторию достижения цели. Потом надо сделать прогноз метеоусловий, прогноз течений в определенное время года и т.д. Проложенный маршрут и прогноз будут определяющими факторами для выбора оптимального снаряжения. И тут уж совершенно очевидно, что, несмотря на неинтересное содержание процесса подбора снаряжения, невыполнение этого этапа приведет к печальным последствиям.

Также и в бизнесе. Бюджетирование будет служить вам снаряжением для достижения поставленной перед компанией целью. А план достижения этой цели, организационная структура, финансовая структура, система бюджетов и проч. будут являться прогнозами (ресурсами) для достижения поставленной цели. Получается, что эти факторы являются первоочередными, безусловно необходимыми для системы бюджетирования.

Но из дальнего плавания вернемся к нашей программе.

Готовая программа всегда представляет собой инструмент, предусмотренный для решения определенных задач. Значит, сначала надо выбрать программу, а потом ее перед началом работы настроить, согласно своим требованиям. Это и есть аналог подбора снаряжения для плавания.

Говоря о системе бюджетирования, мы имеем в виду настройку:

- Системы бюджетов

Это — карта отчетной информации, по которой руководители будут определять свое состояние (местонахождение), судить о достижении своих целей, или отклонении от них. Как мы уже определили, в бизнесе у каждой ком-

пании своя особенная цель, и свой индивидуальный путь ее достижения, поэтому карты для каждой компании будут индивидуальны, хотя могут быть во многом похожими.

- Финансовой структуры

Это — отдельные группы из команды вашего корабля. Перед каждой из них должна стоять своя определенная задача, и каждой должны быть определены свои показатели успешности выполнения этой задачи.

Очевидно, что в бизнесе управлять всеми финансовыми потоками одному человеку невозможно — он может доверить управление ими руководителям отдельных бизнесов, подразделений, ориентировав каждого на достижение своего финансового результата. Поэтому единицы, которым руководитель будет доверять достижение финансовых показателей, называются центрами финансовой ответственности (см. раньше), и бывают они нескольких типов: центры дохода, центры затрат, центры прибыли, и центры инвестиций.

- Аналитики управленческого учета

Анализ выполнения плана, и особенно анализ отклонений, полезно проводить по дополнительными аналитическим признакам, которые будут добавлять информацию, полезную для руководителя, и помогать в выработке корректирующего воздействия. Как на корабле: в случае обнаружения факта отклонения от курса, помимо величины самого отклонения, капитану нужно будет дополнительно знать дежурного штурмана, допустившего отклонение, время дня, когда оно произошло, используемую технику и т.п. Эти аналитические признаки очень зависят от бизнеса, характера возникающих ситуаций и вариантов корректирующих воздействий, а также даже личных свойств людей, принимающих такие решения.

Например, для руководителя из бюджета продаж

ЦФО «Филиал X» помимо суммы продажи, может быть полезным узнать информацию по продаваемой номенклатуре и менеджерам, ответственным за продажи. А может, еще и по покупателям, а может, и по договорам. В общем, в зависимости от этих факторов список аналитики может быть различным.

- Технических параметров, обеспечивающих хранение и обработку данных

Эти параметры зависят от выбранной программы и соответствуют в нашем примере конкретным параметрам выбранного снаряжения для плавания. Если было выбрано парусное судно, то нужно уточнить список парусов и их общую площадь, соответственно подобрать оснастку. Для программы «бюджетное управление» надо определить сценарии планирования, твердую валюту системы, способ ввода фактических данных и т.п. Другая программа может потребовать совершенно другой список предварительных настроек, например, настроить управленческий план счетов.

Сколько может занимать времени подбор снаряжения для плавания? От нескольких недель, до нескольких кварталов и более. Настройка программы может быть выполнена быстрей — от нескольких дней, до нескольких месяцев. Хотя, как вы понимаете, при желании можно растянуть «удовольствие».

Что может позволить сократить время на подбор снаряжения для плавания и повысить вероятность его успеха? Наверное, стоит послушать «бывалых» моряков, уже проходивших намеченный или похожий маршруты.

Что может сократить время на настройку программы и вероятные ошибки при ее выполнении? Опыт других компаний и консультантов! Поэтому в ряде продуктов уже могут содержаться гото- вые рекомендации по системе бюджетов, управленческим аналитикам и т.п.

Но опыт других консультантов, если он жестко «зашит» в программе, полезный на первых этапах, в будущем может служить ограничением и препятствием для развития. Поэтому в таких случаях нужны более гибкие программы, программы-конструкторы управленческого учета, как это реализовано, например, в «Экспресс-Бюджетирование» (мы упоминаем те программы, в отношении которых имеем опыт использования на практике).

Вы спросите, а при чем здесь прокрустово ложе? Есть простая причинно-следственная связь: любая программа является готовым инструментом, работающим по определенной концепции (даже если ее нет, то это тоже частный случай концепции) ? любая концепция накладывает ограничения на систему управления ? соответствие ваших требований системы управления конкретной концепции и определяет возможности продукта для управления. В одной программе у вас будет поле для творчества и настройки всяких параметров, в другой такого не будет, но не этим определяется их оптимальность, а насколько программа для управления поддерживает цикл управления. Мы уже рассмотрели случаи, которые возникают при разрыве этого цикла управления.

Так что от прокрустова ложа никуда не уйти, вопрос только в том, насколько оно будет соответствовать вашей текущей фигуре и тому, какой вы хотите видеть фигуру через год, два, три.