Бюджет автоматом.

Тотальный контроль?

Итак, продолжаем. Система управления любым бизнесом должна обязательно опираться на бюджеты и содержать такие фазы, как бюджетное планирование, исполнение бюджетов и факторный анализ.

Бюджетному (финансовому) плану всегда соответствует план мероприятий, необходимых для его выполнения. Мероприятия могут быть связаны с движением ценностей (операции продажи и закупки). Но в отдельных случаях мероприятия и бюджет могут быть формально не связаны: например, подготовка к определенному сроку коммерческого предложения или регулярный полив растений в офисе, или амортизация основных средств. Иными словами, бюджетный план и план мероприятий нельзя однозначно выразить друг через друга. Идеальная же система управления должна поддерживать и бюджетную, и операциональную составляющие в тесной увязке друг с другом.

Контроль является выбором системы стандартов и нормативов. Он определяет возможности анализа и тем самым является формальным языком, описывающим цели, которые мы реально можем достичь.

Несмотря на то, что по времени этап контроля следует после фазы целеполагания, дело должно обстоять следующим образом: одновременно с выбором (определением) цели необходимо выбрать систему показателей оценки достижения целей. Во время выполнения этапа контроля как такового необходимо лишь измерять ситуацию строго в этой системе показателей. Если хотите, вам нужно сначала выбрать систему координат, чтобы понять, от чего «плясать» и с чем сравнивать.

Существенная часть контроля в бюджетном управлении заключается в план-фактном сравнении данных. Вульгарно говоря, хотели потратить столько-то средств на рекламу для увеличения объема продаж, потратили больше, а объем продаж не вырос. Значит, неэффективные средства рекламы были выбраны, или поставлены нереальные планы, или не учли чего-то из внешней среды.

Важно, что цифры для сравнения моментально получаются в одном месте, готовые для контроля. А дальше уже наступает черед анализа, почему так получилось, и это анализ выполняет менеджер.

Чтобы не оказаться у «разбитого корыта» в результате выполнения, контроль должен выполняться постоянно, в текущем режиме и для наиболее критических операций - в упреждающем режиме. Это означает, что еще до совершения операции заявитель (желающий получить результаты операции) подает заявку на исполнение, указывая оперативные параметры, чего он хочет добиться.

Теперь — по-русски, на примере самых ликвидных средств предприятия.

Чтобы потратить денежные средства, например, сотрудник в компании делает заявку на выплату денежных средств. Указывает требуемую сумму, способ платежа, контрагента и пр., в общем, указывает известную ему управленческую аналитику. Заявка автоматически становится доступной руководителю заявителя.

Руководитель подразделения проверяет ее целесообразность, корректность и т.д. Если все нормально — отправляет ее дальше.

Например, финансовый директор (вариант - казначей, менеджер) проверяет наличие средств в бюджете по указанной статье денежных средств, подразделении, и в случае соответствия по бюджету - устанавливает приоритет выплаты.

В назначенный день, когда подходит приоритет, финансовый директор включает заявку в реестр платежей, чтобы бухгалтерия произвела утвержденный платеж.

Далее бухгалтер получает реестр, в качестве приказа платежей на конкретный день, формирует первичные документы на оплату и т.д.

В этом примере важными являются два момента:

Контроль и решение о совершении действия принимаются еще до этого действия. При этом сам контроль может быть многоэтапным. В результате компания уверена, что совершает только необходимые и эффективные действия.

В случае невыполнения каждого этапа его исполнитель сообщает предыдущему причину своего несогласия, чтобы можно было внести изменения. Коллектив работает слаженно. Да, это определенная бюрократия, увеличивающая количество согласований. Но в пределах разумного, используя современные средства автоматизации выполнения работ на всех этапах согласования, включая передачу информации. Кстати, бюрократия дословно — это такой «тип организации, для которого характерны: четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, показатели оценки работы...»