Обследование: внедрение автоматизированной системы управления, учета продаж, финансового планирования, бюджетирования предприятия, CRM-системы учета клиентов.

Успешность реализации любого проекта в первую очередь зависит от того, насколько четко сформулированы цели и задачи проекта, определен желаемый конечный результат, продуман и просчитан план работ, проанализированы необходимые для реализации проекта ресурсы, а также учтены факторы, которые могут повлиять на ход реализации и итог проекта.

Этап «Обследование предприятия» включает:

Описание целей предприятия;
Создание функциональной и структурной (организационной) схем предприятия;
Анализ бизнес-процессов предприятия и создание схем бизнес-процессов;
Анализ существующего программного и аппаратного обеспечения предприятия;
Определение бизнес-процессов, которые требуют автоматизации;
Создание списка автоматизированных рабочих мест с указанием выполняемых функций;
Создание макетов форм автоматизированных рабочих мест;
Описание требуемого программного и аппаратного обеспечения для автоматизации;
Подготовку должностных инструкций.

Все названное определяется на этапе обследования деятельности предприятия, в результате которого необходимо:

а) установить:

что является бизнесом предприятия (бизнес-функции);
как предприятие осуществляет свой бизнес (бизнес-процессы);
где и какие функции и процессы осуществляются? (организационная и функциональная структура);
когда (в какой последовательности) выполняются те или иные функции и процессы;
кто исполняет процессы (роли);
связь между что, как, где, какие, когда и кто;

б) оценить:

характеристики документооборота предприятия, баз данных и других хранилищ информации;
степень обеспеченности техническими средствами и необходимым программным обеспечением функциональных рабочих мест системы управления предприятием;
используемые на предприятии методы учета, анализа и расчета экономической информации;

в) сформировать исходную («как есть») и целевую («как будет») модели бизнес-процесса (процессов). В первой описывается фактическая модель, выявляются и идентифицируются возможные недостатки в существующей системе управления предприятием, во второй описывается какой система должна быть;

г) конкретизировать цели автоматизации предприятия и уточнить:

зачем, ради какого результата внедряются новые информационные технологии (обоснование цели работ);
каковы фактическая потребность и объемы закупки и (или) разработки программного обеспечения;
что, для кого и в какой последовательности предстоит автоматизировать, и кто будет руководить работой (определение плана и участников работ, ключевых и конечных пользователей);
какие технические мероприятия должны быть выполнены перед началом процесса внедрения (закупка и модернизация технических средств, прокладка сетей и т.п. - определение технического плана работ);
сроки развертывания и запуска информационной системы.

Во время обследования формируется «язык общения» консультантов, разработчиков, пользователей и руководителей предприятия, позволяющий выработать единое представление о том, что и как должна делать система управления предприятием.

Результатом обследования служат следующие документы:

1) Отчет об обследовании предприятия. Содержит:

общие сведения о предприятии, сфера деятельности, организационно-административная структура, функции подразделений и филиалов (возможно удаленных), функциональные обязанности должностных лиц, бизнес-процессы предприятия, характеристики системы документооборота, парка вычислительной техники и используемого программного обеспечения;
способы реализации проекта автоматизации предприятия средствами предлагаемой информационной системы с описанием функциональной схемы бизнес-процессов предприятия и перечнем выявленных недостатков и особенностей;
рекомендации по парку вычислительной техники и системному программному обеспечению, количеству и типу лицензий программного обеспечения.
должностные инструкции для каждой должности.

2) Техническое задание на разработку. Содержит:

назначение и цели создания (развития) системы;
характеристики объекта автоматизации;
описание требований к системе;
состав и содержание работ по созданию (развитию) системы;
макет будущей системы с экранными формами;
порядок контроля и приемки работ;
требования к составу и подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие;
требования к документированию.

3) План-график, описывающий последовательность работ по разработке и внедрению предлагаемой системы автоматизации, ответственных лиц и сроки их выполнения.