| |||||||||||||||||||||||||||||
Правила делового письма23 июля 2018 г. Деловая переписка – инструмент бизнес коммуникации. От того, как она ведется, как составляется каждое отдельное письмо, зависит успех предпринимательства. Важно понимать, что в бизнес среде действуют свои правила. Это касается и переписки между компаниями, их партнерами, клиентами и т.д. Все виды деловых писем должны составляться в соответствии с их особенностями, иметь определенную структуру, чтобы поставленная цель была достигнута на все 100 процентов. Перечень основных правил бизнес письма1. Использование приветствия, персонального обращение к тому, кому пишется письмо. Исключение – отправка быстрых писем «вопрос-ответ» - максимально кратких по своему содержанию. Персональное обращение поможет установить более тесную связь с адресатом. 2. Соответствие темы письма тому, что содержится в нем. Не стоит торопиться при указании темы. Именно ее первой увидит адресат. И она должна помочь достигнуть той или иной цели, к примеру, заинтересовать, если в тексте содержится предложение; 3. Отправка ответа в течение нескольких часов, но не позднее суток. Недостойное для бизнесмена, заинтересованного в своей репутации, поведение, когда ответы на получаемые письма отправляются им с опозданием. При отсутствии возможности своевременного ответа следует устанавливать (если это электронная переписка) функцию «Автоответ». Если содержание сообщения требует больше времени для оценки, то в любом случае необходимо сообщить адресату о получении письма. 4. В конце обязательно должен быть блок полной контактной информации. Когда в письме отсутствует полная контактная информация, это наталкивает на мысль или о неаккуратности, или ненадежности компании, если с ней приходится сталкиваться в первый раз. Солидная компания всегда имеет несколько контактов для связи. 5. При отправке деловых электронных писем следует сохранять историю сообщений. В первую очередь, это удобно. Причем удобно не только для отправителя, но и для получателя письма. Это правило обеспечивает и юридические аспекты переписки. Как должен выглядеть текст?К тексту деловых сообщений также применимы определенные правила. О них следует помнить, чтобы знать, как составить коммерческое предложение, написать отказ или отправить просьбу, обеспечив нужный результат. Текст должен быть:
Кроме того, стоит помнить о логической структуре. Деловое письмо должно иметь начало и завершенный конец. Логическая структура позволяет понять, что такой же порядок присутствует и в голове человека, который отправил письмо. |
"Программа "Экспресс-Финансы" позволяет быстро проводить обобщенный анализ расходования средств."
"Надеемся на дальнейшее сотрудничество с этой фирмой и настоятельно рекомендуем всем воспользоваться услугами фирмы ООО "АСУ XXI век."
| ||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||