Бюджет автоматом.

Есть ли у вас план?

Кстати, прелесть системы бюджетирования заключается в ее высокой универсальности. Классическая система бюджетов подходит к предприятиям разных отраслей. Точно так же и предлагаемая более детальная схема может быть одинаково успешно применена и для предприятий сферы торговли, услуг (просто для них не будет бюджета выпуска готовой продукции, или бюджета остатков, но это частные случаи).

Для реализации подобной схемы бюджетирования в системе разработаны соответствующие бюджетам документы. Важно, что внесение информации в систему по части бюджетов удобно выполнять не только через документы (в терминах 1 С), а через электронные таблицы, которые интегрируются в систему «1С: Предприятие 7.7». Естественно, часть данных является расчетными показателями. Для этого в системе разрабатываются соответствующие справочники. Например, на приведенной схеме планирования бюджет закупок получается автоматически из бюджетов продаж, производства, остатков, и т.д.

Но мало просто разработать объекты и формы отчетности. Процесс составления планов - есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются. Рассмотрим этот процесс на примере планирования накладных расходов.

Финансовый директор (менеджер) делает в системе пометку о начале планирования.

Автоматически всем указанным ранее пользователям рассылается сообщение (да-да, как в MS Outlook) о начале планирования следующего периода, его сроках и deadline предоставления плана. Все это в «1 С» можно реализовать.

Например, начальник отдела ИТ, в числе прочих ответственных, получает указанное сообщение и начинает планировать, допустим, следующий месяц.

Он указывает номер декады (недели, точную дату — все зависит от выбранной модели), статью расхода и сумму. Кстати, планируя закупку нового компьютера, автоматически можно спланировать его амортизацию (моральное старение) по специальному или общему графику, спланировать график оплаты исходя из договора с поставщиком техники и т.д.

Завершив планирование, менеджер оценивает свои планы, что-то меняет и ставит отметку.

Автоматически система формирует сообщение, что тогда-то такой-то пользователь предоставил все планы.

Финансовый директор, таким образом, получает автоматически консолидированную информацию от всех отделов.

Затем, как правило, полученные планы не удовлетворяют финансового директора (а может - генерального директора или акционеров). Финансовый директор или дает задания подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.

В результате в системе формируются приемлемые для всех сторон (естественно, с учетом их веса) бюджеты расходов и платежей.

Финансовый директор закрывает указанный период для планирования, после чего всем автоматически рассылаются оповещения об утверждении (невозможности дальнейшего изменения) бюджетов.

Мы умышленно рассмотрели упрощенный вариант планирования. Учитывая требования конкретного менеджмента, процедура может быть проще или сложнее, например:

Финансовый директор может отредактировать плановые суммы, а начальник отдела ИТ их еще уточнить. То есть количество итераций может быть разным.

Расход на приобретение техники может рассчитываться как определенный процент (норматив) от, скажем, объема продаж. Тогда достаточно менеджерам спланировать продажи, как автоматически начальник отдела ИТ узнает плановую величину расходов по своему отделу.

Это все тоже возможно, но начинать нужно с более простых случаев.

В результате сформированы четкие планы расходов и выплат предприятия на предстоящий период. На практике процедура разработки и утверждения подобных планов занимает от 3 до 10 дней в зависимости от сложности бизнеса и скорости принятия решений.

Но... давайте конкретней. Бумага ведь всё стерпит, а вот как это автоматически работает в программе «1С: Предприятие 7.7»?

Поясним основное. Пользователи работают с удобными и привычными им экранными формами — документами, обработками, для некоторых функций используют специальные, нестандартные для «1С: Предприятие 7.7» формы наподобие электронных таблиц. В любом случае данные автоматически конвертируются в стандартный объект — Бюджетную операцию, и с помощью нее запишутся в управленческий план счетов. Когда пользователи будут получать отчетность, они вновь увидят привычные им традиционные формы бюджетов, которые автоматически сформируются из данных управленческого плана счетов. Здесь есть несколько ключевых моментов:

- Данные автоматически хранятся в плане счетов, что обеспечивает двойную запись и гарантию корректности всех отчетов, включая управленческий баланс.

- Независимо от способа ввода данных, а они могут быть разными для разных управленческих задач, данные в конечном счете хранятся и могут быть отредактированы через единую форму — Бюджетную операцию.

Отчетность получается в таком виде, в каком это удобно управленцам, а не программистам или бухгалтерам.

А всё это работает в среде «1С:Предприятие 7.7», и в качестве фактической информации могут быть использованы любые данные из оперативного и бухгалтерского учета, настроек для которых для «1С:Предприятие 7.7» сейчас огромное количество. Поэтому сразу же будет возможно проведение план-фактного контроля и анализа отклонений, без потерь времени на повторный ввод информации и ее уточнение. Вот она, мощь единого цикла управления в едином информационном пространстве!

И раз уж мы обещали конкретику, так она должна быть по полной! Вот пример, который мог бы получиться после сеанса бюджетирования в нашей условной компании на 1 квартал условного года.