Перейти на главную страницу Карта сайта Написать нам письмо Поиск по сайту Версия документа для печати
25 июня 2017 г.
         
ГЛАВНАЯПРОДУКТЫРЕШЕНИЯОБУЧЕНИЕЗАГРУЗИТЬПОДДЕРЖКАПРАЙС-ЛИСТО КОМПАНИИКОНТАКТЫ
+7 (812) 347-79-77
Отдел продаж
+7 (812) 309-73-86
Тех. поддержка
пн-пт 09.30 до 18.30
Онлайн консультант
Вызов консультанта

Описание CRM-программы "Экспресс-Контакт"

1. База данных

1.1. Единая клиентская база

Клиентская база – это справочники организаций и контактных лиц – единый реестр всех контрагентов, позволяющий хранить централизованно и в единой информационной среде все сведения о потенциальных и действующих клиентах компании, ее партнерах и конкурентах.

  • Справочник организаций – реестр контрагентов – юридических лиц.
  • Справочник контактных лиц – реестр контрагентов – физических лиц.

    Стандартные реквизиты организации:
    - наименование / полное наименование;
    - контактная информация;
    - юридический, фактический, почтовый адреса;банковские и платежные реквизиты;
    - организационная структура и др.

    Вы можете задать данных, хранимых в т

    Стандартные реквизиты контактного лица:
    - полное имя или часть имени;
    - дата рождения (с автоматическим напоминанием о нем);
    - контактная информация;
    - организация и занимаемая должность;
    - удостоверения личности и др.

    1.2. Расширяемый реквизитный состав

    Пользователь может расширять стандартный реквизитный состав организации (контактного лица) созданием дополнительных типов информации – нетиповых сведений о клиенте, интересных только ему, с учетом специфики деятельности своего предприятия.


    Дополнительные типы информации пользователь задает в программе самостоятельно, без участия программиста или иного технического специалиста, исходя из потребностей в занесении в программу нетиповых, нетрадиционных особенностей клиента.

    1.3. Группы организаций и группы контактных лиц

    Программа «Экспресс-Контакт» позволяет объединять организации и контактные лица в группы. Одна из особенностей программы заключается в том, что одну организацию можно добавить сразу в несколько групп, тем самым распределять клиентов по нескольким критериям одновременно, сегментируя их по отраслевому, региональному признакам, важности, значимости для компании и т. п.

    Группы организаций (контактных лиц) представлены в древовидной форме; причем само дерево групп вы строите сами, исходя из того, как классифицируете своих клиентов. При этом вы не ограничены ни общим числом групп, ни глубиной вложенности.

    Фильтр поможет вам отобрать организации (контактные лица), которые удовлетворяют заданному набору свойств.

    1.4. Создание связей

    Контактные лица можно дополнительно связывать между собой и с произвольными организациями, а также сами организации можно связывать между собой.

    1.5. Анализ клиентской базы

    - Как клиент узнал о компании?
    - Какова эффективность маркетинговых каналов? 
    - Каков прирост клиентской базы?
    - Сколько новых и потенциальных клиентов у компании появилось за последний месяц? Полгода? Год?
    - Каково распределение клиентов по различным сегментам рынка?
    - Какова доля клиентов из Санкт-Петербурга? Москвы? Регионов?
    - Какие клиенты относятся к малому, среднему, крупному бизнесу?
    - Каково распределение клиентов по отраслям?

    2. История взаимоотношений

    2.1. Проектные, этапные и оперативные задачи

    В виде задач в программу заносятся все значимые для компании действия в работе с клиентом. Задачи бывают трех иерархических уровней:

    Проектная задача – верхний уровень иерархии, продолжительная по времени цель, к которой идет работа с клиентом. Например, договор поставки, выполнение соглашения, заключение контракта или т. п. Проектная задача может содержать произвольное число этапных и оперативных задач.

    Этапная задача – промежуточный уровень, логически завершенный этап в проектной задаче, группа оперативных задач. Например, этапы продажа, поставка, сервис в проекте "Поставка оборудования".

    Оперативная задача – нижний уровень иерархии, конкретное действие, которое необходимо совершить исполнителю (телефонный звонок, выставление счета, подписание договора, встреча, презентация и т. п.). Задачи содержат данные о клиенте, описание планируемого и фактически полученного результата, важность (приоритет), срок исполнения, степень участия тех или иных сотрудников компании в реализации задачи.

    2.2. Участники задач и система напоминаний

    В реальной жизни разные задачи могут выполняться несколькими разными сотрудниками компании, но они обязательно будут учтены в программе "Экспресс-Контакт". Один сотрудник может быть участником неограниченного числа задач; в одной задаче может быть несколько участников.

    Каждый сотрудник самостоятельно создает задачи по мере того, как развиваются взаимоотношения с клиентом и по мере того, какие действия предпринимаются в работе с ним.

    2.3. Назначение заданий

    С помощью задач руководитель может давать задания (указания, поручения) своим подчиненным и отслеживать их выполнение. Назначивший задание будет называться контролером, а исполнитель – участником задачи.

    Если поставленная задача просрочена или близится время ее наступления, то программа сообщит об этом участнику, а затем и контролеру. При необходимости участник может вручную установить да ту и время напоминания о той или иной задаче.

    2.4. Электронный календарь

    Календарь является удобным и эффективным инструментом планирования и управления рабочим временем сотрудников, отслеживающим все запланированные контакты, поставленные задачи и события.

    Удобство и наглядность электронного календаря программы "Экспресс-Контакт", достигается его внешним сходством со страницей настоящего бумажного ежедневника, а также применением специального цветового кодирования (оформления): разными цветами выделяется свободное и занятое время сотрудника; время, когда сотрудника нет в офисе.

    Пользователь может просмотреть календарь и список плановых задач на сегодня, завтра, на произвольный будущий период, список просроченных и невыполненных задач.

    Подводя итоги… Программа "Экспресс-Контакт" позволяет фиксировать и обрабатывать в системе заявки, входящие и исходящие звонки, встречи, презентации, отправленные коммерческие предложения, выставленные счета, рекламации и все прочие предпринятые в работе с клиентом действия.

    Работа с задачами в программе "Экспресс-Контакт" может являться прекрасным органайзером для планирования собственных дел и мероприятий в группе.

    3. Контроль и отчетность

    3.1. Текущий мониторинг

    Программа "Экспресс-Контакт" позволяет руководителю отслеживать, какие действия были предприняты сотрудником в работе с клиентом, какие мероприятия запланированы в будущем, что уже было сделано, а что нет.

    Обладая такой информацией, руководитель имеет возможность принимать своевременное и взвешенное управленческое решение.

    3.2. Воронка продаж

    Ключевым инструментом построения отчетов в программе "Экспресс-Контакт" является воронка продаж – технология, предназначенная для оперативного управления процессом продажи.

    Воронка продаж описывает процесс продажи в компании и показывает этапы прохождения клиента на пути от первого контакта до заключения договора. Очевидно, что с течением времени число клиентов на каждом этапе работы с ним уменьшается: договоров заключается меньше, чем коммерческих предложений согласуется, презентаций проводится меньше, чем "холодных" звонков совершается.

    В графическом виде такое положение дел принимает вид воронки, когда ширина каждого кубика означает число клиентов на том или ином этапе, ступени заключения сделки. Такую интерпретацию процесса продажи и называют "воронкой продаж".

    Воронка продаж в очень наглядной форме показывает: 
    - число клиентов на каждом этапе в тот или иной момент времени;
    - пропускную способность каждого этапа (какая доля клиентов успешно перешла с этапа на этап);
    - длительность одного этапа и длительность всего процесса продажи;
    - среднюю стоимость сделки.

    Воронка продаж также является мощным инструментом планирования продаж. Какое количество сделок должно быть заключено для достижения заданных финансовых показателей? Какое количество контактов должно быть привлечено сотрудниками отдела? Какие действия необходимо совершить, чтобы обеспечить бесперебойность работы предприятия?

    Воронка продаж может быть построена как для всего предприятия, так и для конкретного сотрудника или группы сотрудников, для подразделения (например, регионального отдела продаж), для группы клиентов (например, торговые компании), для отдельного направления деятельности предприятия (например, продажа оборудования).

    Еженедельное построение отчетов по воронке продаж позволяет четко контролировать отдел продаж и службу маркетинга, отслеживать проблемные места в организации бизнес-процесса (на каком из его этапов происходит наибольшая потеря контактов?) и вовремя предпринимать соответствующие управленческие воздействия.

    3.3. Отчеты по результатам задач

    Отчеты могут быть построены по результатам оперативных задач. Такие отчеты показывают, с какой частотой (вероятностью) достигаются те или иные результаты у данной оперативной задачи.

    Аналогично могут быть построены отчеты по результатам этапных и проектных задач.

    Такие отчеты могут быть представлены и в графическом виде (в виде диаграммы).

    3.4. Отчеты о деятельности сотрудников

    - Отчеты о текущей активности сотрудника (сколько звонков совершено, сколько встреч проведено, сколько коммерческих предложений отправлено и т. п.);
    - Отчеты о сравнительной активности сотрудников (сколько встреч провел тот или иной сотрудник).

    Подводя итоги... Программа "Экспресс-Контакт" обладает функцией построения отчетов о ходе выполнения тех или иных задач, что помогает сотруднику осуществлять эффективный контроль над текущим состоянием дел, а руководителю – над деятельностью своих подчиненных.

    4. Работа с документами

    К любому объекту (организация, контактное лицо, задача и т. п.) в программе «Экспресс-Контакт» может быть приложен документ произвольного формата (.doc, .xls, .ppt, .pdf, .gif, .jpeg и др.). Это позволяет хранить важные файлы прямо в базе данных или прикреплять их по гиперссылкам, всегда имея важные документы под рукой.

    Вложение документов осуществляется с использованием привычных для пользователя инструментов Проводника Microsoft Windows, что значительно упрощает процесс прикрепления файлов. В любой момент пользователь может быстро найти и просмотреть вложенные в базу данных документы простым щелчком мыши.

    Созданные для корпоративного использования шаблоны документов, договоров, коммерческих предложений, рекламных и информационных материалов, в т. ч. рассылаемых по электронной почте, уже отправленные клиенту коммерческие предложения, выставленные счета, подготовленные спецификации больше не затеряются – эти документы всегда рядом – в программе "Экспресс-Контакт"!

    5. Прямая рассылка

    Программа "Экспресс-Контакт" позволяет осуществлять прямую целенаправленную адресную рассылку рекламных, информационных и иных материалов по факсу (в т. ч. с использованием популярных факсовых приложений), электронной и традиционной "бумажной" почте по созданным пользователем в произвольной форме шаблонам.

    Материалы могут быть подготовлены для рассылки: 
    - по факсу с выводом на печать через принтер;
    - по почте с выводом на печать через принтер;
    - по факсу через факс-модем с использованием популярных факсовых программ (VentaFax, WinFax, ActiveFax);
    - по электронной почте через Microsoft Outlook;

    Рассылочные материалы должны быть созданы виде шаблона в Microsoft Word и могут быть как простыми и не содержать обращений, так и именными, содержащими прямое обращение ("Уважаемый Аркадий Дмитриевич!", "Уважаемые члены правления компании «Патрик»"). Во втором случае каждому адресату формируется индивидуальное письмо.

    Подводя итоги… К достоинствам прямой рассылки относят низкую себестоимость, высокую избирательность, отсутствие ограничений, конфиденциальность, точное соблюдение времени воздействия, точность расчета конечных результатов. Программа "Экспресс-Контакт" позволяет создавать высокоэффективную прямую рассылку с минимальными временными и трудовыми затратами.

    6. Связь с другими приложениями

    В подавляющем большинстве случаев при внедрении системы "Экспресс-Контакт" возникает потребность в интеграции учетной и маркетинговой информации, а также ставится задача первоначального переноса данных из существу-ющих на предприятии баз данных.

    Для реализации этой задачи "Экспресс-Контакт" обладает мощными инструментами двустороннего обмена данными с другими популярными приложениями: семейством программ Microsoft Office, 1С:Предприятие, информационно-справочной системой TopPlan, MSSQL-сервером и другими ODBC-источниками.

    6.1. Связь с Microsoft Excel, Word , Access

    Модуль обмена данными с внешними источниками позволяет осуществлять импорт данных из электронных таблиц Excel, документов Word, баз данных Access в любой объект программы "Экспресс-Контакт". Таким образом, в систему могут единовременно или с установленной периодичностью переноситься уже имеющиеся данные об организациях, контактных лицах, задачах, истории взаимоотношений, выставленных счетах, оплатах и т. п.

    Настройка правил импорта производится вручную, что позволяет загрузить в программу неупорядоченную, несортированную информацию, хранящуюся в произвольной форме.

    Экспорт данных из "Экспресс-Контакта" в Word и Excel производится через буфер обмена Windows, а взаимодействие с Access настраивается через прямое подключение к базе данных на SQL-сервере.

    6.2. Связь с Microsoft Outlook

    Интеграция с программой-органайзером и почтовым клиентом Microsoft Outlook включает двустороннюю синхронизацию задач, событий, контактов, входящей и исходящей электронной почты.

    Вся входящая электронная корреспонденция распознается программой, распределяется по отправителям и прикрепляется в историю взаимоотношений с соответствующим клиентом. Разумеется, текст, тема сообщения, вложения в точности переносятся в систему.

    Исходящее электронное письмо может быть создано прямо в "Экспресс-Контакте", а затем передано для отправки в Outlook. Таким образом, сообщение сохранится и в истории взаимоотношений с клиентом, и в папке «Отправленные» Outlook.

    6.3. Связь с программами 1С:Предприятие

    Программа "Экспресс-Контакт" обладает возможностью синхронизации данных с системой программ 1С:Предприятие. Настройка правил импорта и экспорта данных производится пользователем вручную, что позволяет подключаться и загружать данные из любой, в т. ч. нетиповой конфигурации.

    Настроенные правила обмена данными можно сохранить в виде шаблонов, а шаблоны обмена данными с типовыми конфигурациями 1С включены в поставку программы.

    Возможен импорт и экспорт следующей информации: 
    - справочник контрагентов;
    - справочник номенклатуры; 
    - журнал счетов; 
    - оплаты (в связке с программным модулем "Экспресс-Финансы");

    6.4. Связь с информационно-справочной системой TopPlan Professional

    Программа "Экспресс-Контакт" позволяет осуществлять быстрый импорт информации из информационно-справочной системы TopPlan Professional – развитого банка данных организаций Санкт-Петербурга, Ленинградской области, Москвы и других городов России, содержащий полную контактную информацию и актуальный справочник адресов; подробную карту большинства крупнейших городов России.

    7. Разграничение доступа и защита информации

    Программа "Экспресс-Контакт" обладает широкими возможностями по обеспечению безопасности хранимой в ней информации. Данные в программе хранятся на СУБД Microsoft SQL Server, чем обеспечивается не только их надежная защищенность от внешнего воздействия и несанкционированного доступа, но и обеспечивается высокая скорость обработки информации и малое время отклика на запросы.

    7.1. Разграничение прав доступа

    В целях обеспечения высокой степени защиты данных от несанкционированного доступа вход в программу осуществляется с авторизацией (т. е. после выбора пользователя и ввода пароля). Каждый пользователь наделяется в системе ролью – набором разрешенных действий и перечнем объектов, открытых для доступа. Так, например, может быть установлено ограничение на видимость, добавление, изменение, удаление записей в справочниках и журналах, закрыт доступ к определенной группе организаций, группе номенклатуре, доступ сотрудников к клиентской базе может быть ограничен кругом своих клиентов и т. п. Настройка разграничений прав доступа осуществляется пользователем системы, обладающим правами администратора. Доступ к базе данных извне при отсутствии разрешения со стороны администратора базы данных невозможен.

    7.2. Защита клиентской базы

    Клиентская база, история взаимоотношений с клиентами, все наработки сотрудников в работе с клиентами являются собственностью и важнейшим активом компании. Хранение такой информации в программе "Экспресс-Контакт" исключает или, по крайней мере, значительно снижает опасность ее потери в случае ухода сотрудника. Разграничением прав доступа пользователю может быть установлен запрет на вынос, копирование, удаление, печать информации из определенных справочников и журналов.

    7.3. Защита от непреднамеренных и ошибочных действий пользователя

    "Экспресс-Контакт" включает специальные инструменты, которые позволяют исключить случайные непреднамеренные действия пользователя. К таким инструментам относятся запрос подтверждения на удаление записи в справочнике или журнале, подтверждение выхода из системы, проверка наличия связей между записями (например, нельзя удалить организацию, в которой есть контактное лицо; нельзя удалить контактное лицо, с которым связаны задачи и т. п.).

    Это позволяет использовать систему пользователями, имеющими только самые начальные навыки работы на персональном компьютере.

    7.4. Журнал действий пользователя

    Программа "Экспресс-Контакт" обладает возможностью автоматического ведения лога – журнала действий пользователя – файла с записями о событиях в системе в хронологическом порядке, что позволяет отслеживать информацию о том, кто и когда последним добавил или изменил запись в базе данных.

    7.5. Резервное копирование системы

    Программа "Экспресс-Контакт" содержит средства резервного копирования системы на случай сбоя или умышленной порчи, которые позволяют в точности восстановить всю базу данных в случае ее утери или повреждения. Автоматическое создание резервных копий может быть создано специальными утилитами Microsoft SQL Server. 

    8. Внедрение и настройка программы

    Программа "Экспресс-Контакт" постоянно совершенствуется по мере роста требований и интересов клиентов.

    С другой стороны, "Экспресс-Контакт" может быть настроен под задачи конкретного предприятия с учетом его специфики самими пользователями без участия технических специалистов, предоставляя клиенту достаточную степень независимости от производителя программного обеспечения. Более того, гибкая архитектура и широкие возможности по настройке позволяют проводить ее глубокую адаптацию под требования клиентов прямо в процессе внедрения.

    Простые средства установки, обновления и развертывания ускоряют процедуру внедрения и настройки "Экспресс-Контакта", которая занимает, в среднем от двух недель до одного – полутора месяцев.

    В рамках поставки программы компания "АСУ XXI век" осуществляет комплекс услуг:

    1. установка программного обеспечения, настройка сетевого режима работы;
    2. экспресс-обследование предприятия и бизнес-процессов;
    3. настройка и первоначальное наполнение базы данных;
    4. обучение пользователей и ИТ-специалистов;
    5. гарантийное сопровождение, включающее выезды консультантов "АСУ XXI век" к клиенту, "горячую" линию, обновления программ.

    Презентационные и обучающие материалы (руководство пользователя, видеоролики, встроенная система помощи, контекстные подсказки) помогут быстро освоиться в программе. Пользователями программы являются маркетологи, менеджеры по продажам, сотрудники службы сервисной поддержки, секретари, руководители и менеджеры разного уровня. Результаты анализа клиентской базы и информации развитии бизнеса интересны руководителям и владельцам, занимающимся стратегическим управлением.

  • "Программа "Экспресс-Финансы" позволяет быстро проводить обобщенный анализ расходования средств."
    "Использование программы позволило нам свободно оперировать большим объемом данных, быстро формировать финансовые отчеты, создавать бюджеты, проводить многомерный анализ данных."

    13 мая 2016г.
    0.0101 (0.0007)
    //