Бюджет автоматом.

Учитывать и еще раз учитывать.

Мы говорим «учет», подразумеваем... Что и говорить, термин «учет» пользуется чрезвычайной популярностью. На наш взгляд, он имеет пусть важное, но весьма подчиненное значение в системе управления предприятием.

К сожалению, то исключительное внимание, которое ему уделяет большинство внедренцев, чревато неприятными последствиями — на практике это означает недооценку других аспектов внедрения. Ведь учет — это, прежде всего, система сбора и хранения информации. И основной задачей на этом этапе является обеспечение полноты и достоверности учитываемых данных, а также минимизация их потерь при передаче между сотрудниками предприятия.

С другой стороны есть задача планирования, о которой уже было много сказано, и вы уже могли сделать вывод о том, что эта задача является задачей творческой. Причем наиболее важен первый шаг — определение регламента планирования. Если брать общее содержание регламента, то в нем должно быть указано — кто, в какие сроки, какие планы должен сформировать, согласовать или утвердить.

И вот как раз при построении системы планирования и может в полную силу проявиться талант руководителя.

Но вернемся к учету. Предупреждаем: нами будут говориться вещи на первый взгляд тривиальные. Ниже мы покажем, что они, действительно, второстепенны, а пока... придется потерпеть.

Итак, учет бывает бухгалтерским и управленческим.

- Бухгалтерский учет — система сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчетности.

- Фискальная отчетность — регламентированная государством и его структурами отчетность о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для исчисления налогов и сборов этими инстанциями с данного предприятия.

- Управленческий учет — система сбора и хранения первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия менеджерами управленческих решений.

Иногда, кстати, возможности управленческого учета расширяются в область планирования и учета, в зависимости от авторов и их понятий.

Как следует из определений, редко, когда цели бухгалтерского и управленческого учетов совпадают. Их различия предполагают и различия в способах их достижения. Конкретно — используются разные алгоритмы обработки данных, разная периодичность и, наконец, разное множество документов. Общим для учетов является их объект — финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально может являться однократно вводимой. На практике это может реализовываться следующими способами.

Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке внедренцем и заказчиком до начала и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Опять же, совсем не обязательна строгая синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций.

Строгие определения — это, конечно, хорошо, но какая практика исчерпывающе описывается теорией? Просто перечислим часть того, с чем можно столкнуться на практике в многотрудном деле автоматизации фазы выполнения (давайте, все-таки, отдохнем от «учета») — списком, не раскрывая.

- Необходимость одновременного ведения разных систем учета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP).

- Необходимость ведения нескольких «бухгалтерий» одного предприятия (мы имели в виду холдинг, а вы что подумали?).

- Национальные особенности управленческого учета: бартер, взаимозачет или расчет закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.

- Необходимость стыковки с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.).

- Построение территориально-распределенной системы автоматизации. Иногда даже требуется удаленный бухгалтер.

- Использование различных программных платформ... и так далее.

А что это означает? Да то, что качество учета зависит от организации его ведения! И решается проблема с помощью старых добрых средств: организационная структура (в части отделов, занимающихся учетом), регламент и средства ведения учета ведения учета (гм!). Они должны быть разработаны так, чтобы информация по фактическим операциям для бюджетного управления предоставлялась менеджерам максимально оперативно и по всем операциям, которые влияют на исполнение бюджетов предприятия.

Вот это уже является отдельной задачей: как организовать ввод данных для управленческого учета, какие данные можно автоматически забирать из бухгалтерских программ, а какие нужно вручную вносить, или передавать из других программ, в которых учитывается операционная деятельность?

В этой статье мы не будем детально разбирать все эти вопросы организации учета, скажем лишь, что качественный программный продукт для бюджетирования должен позволять решать эту проблему максимально просто, без повторного ввода данных и отставаний данных в бюджетах от текущего времени.